Annexe A - Liste des recommandations faites à Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) pour chacun
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Nous sommes généralement satisfaits du plan d’action présenté par AAC et de l’approche utilisée ou prévue par l’institution pour mettre en œuvre nos recommandations. Dans les cas où les mesures proposées ne semblent pas entièrement satisfaisantes, nous avons ajouté des commentaires à cet égard. Nous évaluerons la mise en œuvre des recommandations durant le suivi de cette vérification. Nous remercions les représentants d’AAC du dialogue constructif que nous avons eu avec eux tout au long de la vérification.
Nous soutenons qu’une mise en œuvre complète de nos recommandations devrait permettre à AAC de mieux respecter ses obligations en matière de prestation de services dans les deux langues officielles.
| OBJECTIF 1 : S’assurer que la haute direction d’Agriculture et Agroalimentaire Canada est engagée à l’égard du programme des langues officielles de façon à offrir des services bilingues appropriés au public, notamment aux producteurs canadiens et aux citoyens des régions rurales |
| Recommandation 1
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Plan d’action et délais d’exécution
AAC a élaboré un cadre de reddition de comptes qu’il a présenté, le 24 avril 2008, au Conseil de direction chargé des services et des systèmes intégrés. À la fin de l’été ou au début de l’automne, le ministère confirmera auprès du Conseil de direction que le quorum a été constitué à l’égard de l’approbation finale, avant de présenter le cadre au Conseil exécutif. Une fois approuvé, le cadre sera distribué à tous les employés.
De plus, un groupe de travail a été mis sur pied au sein de la Direction générale des ressources humaines. Son mandat est d’examiner l’environnement des langues officielles à AAC et de fournir des outils sur les langues officielles aux employés, aux gestionnaires et aux dirigeants afin de dresser un cadre de reddition de comptes pour l’utilisation des langues officielles dans les activités quotidiennes du Ministère ainsi que pour élaborer une stratégie de communication visant à intégrer les langues officielles dans la culture d’AAC.
AAC s’engage à revoir semestriellement son plan d’action et à en modifier les éléments (le service au public – partie IV) en fonction des circonstances et des besoins. Le 5 juin 2008, le sous-ministre a animé une journée sur le Plan d’action pour les langues officielles et l’équité en matière d’emploi, où les sous-ministres adjoints (SMA) ont proposé des mesures concrètes qui confirment leur engagement et qui permettent d’en rendre compte. Chaque chef de direction générale doit présenter par écrit ses engagements pour 2008‑2009 avant le 30 octobre 2008, aux fins d’un suivi. À la réunion du 5 juin, le sousministre a demandé de formuler des options de prix non financier à offrir aux trois chefs de direction générale qui auront le plus progressé dans l’application de l’équité en matière d’emploi et des langues officielles.
Le nouveau cadre stratégique du secteur canadien de l’agriculture et de l’agroalimentaire, intitulé « Cultivons l’avenir », est fondé sur une entente quinquennale; il remplace le Cadre stratégique pour l’agriculture (CSA). Des ententes de continuité fédérales, provinciales et territoriales ont été conclues pour assurer la poursuite des programmes du CSA en 2008-2009. Au cours de l’année de transition, le Ministère procédera à une révision considérable des orientations des politiques et des programmes, ainsi qu’à l’établissement d’une nouvelle série de programmes de gestion des risques de l’entreprise à mesure qu’il continuera d’améliorer le service à la clientèle dans le cadre de l’initiative de transformation des services. Étant donné que cette transformation nécessite la renégociation d’une vaste gamme d’ententes de prestation de services, elle donne l’occasion d’examiner la conformité aux exigences de la Loi sur les langues officielles. Le nouveau cadre de responsabilisation en matière de langues officielles, qui doit être présenté au Conseil exécutif en octobre 2008, établit les responsabilités visant à assurer la conformité aux exigences de la Loi sur les langues officielles. Le cadre stratégique « Cultivons l’avenir » a été approuvé par les ministres fédéral, provinciaux et territoriaux de l’Agriculture le 11 juillet 2008, en vue de sa mise en œuvre le 1er avril 2009.
Le comité consultatif des langues officielles d’AAC porte le nom d’« Équipe de gouvernance des langues officielles ». Il est formé de 20 membres, qui se réunissent chaque trimestre et formulent des avis et des recommandations concernant la mise en œuvre du plan d’action sur les langues officielles du Ministère. Ce plan comprend des mesures particulières visant à s’assurer d’une prestation des services qui est conforme aux obligations prévues par la Loi sur les langues officielles. Ces mesures sont les suivantes :
1) Le nouveau cadre de responsabilisation en matière de langues officielles. Il définit les rôles et les responsabilités des gestionnaires et des employés dans l’ensemble du Ministère. Il a pour thème récurrent « les langues officielles sont l’affaire de tous à AAC ». Le cadre a été soumis pour approbation au comité consultatif des langues officielles durant le premier trimestre de 2007‑2008.
2) La nouvelle Politique sur la langue de travail. Elle clarifie les droits des employés et les obligations des gestionnaires quant au respect des obligations du Ministère dans les bureaux et les installations désignés bilingues. De plus amples renseignements sur la politique seront communiqués prochainement dans un article que tous les employés d’AAC pourront consulter à nouvelles@l’ouvrage. Une présentation PowerPoint visant à familiariser les employés d’ACC à la nouvelle politique sera créée et insérée dans la trousse de formation.
3) L’examen des profils linguistiques de tous les postes au sein du Ministère, dans toutes les directions générales. L’examen englobe les sept éléments des exigences relatives aux communications comprises dans PeopleSoft. AAC se servira de ces renseignements pour choisir plus efficacement ses initiatives de langues officielles et pour améliorer la qualité des rapports destinés aux organismes centraux. Son achèvement est prévu pour le troisième ou le quatrième trimestre de 2008-2009. L’examen de l’Administration du rétablissement agricole des Prairies (ARAP) a été effectué en mars 2008; l’équipe de la classification est en voie d’apporter les corrections aux données erronées sur les postes. À la réunion en mai de l’Équipe de gestion des ressources humaines, les équipes de la classification et de la prestation des services ont été chargées d’examiner les postes dans les autres directions générales.
4) La mise à jour des coordonnées du Ministère dans le répertoire Burolis. À la suite de la réunion du 26 juin 2008 avec les représentants de l’Agence de la fonction publique du Canada, il est devenu évident qu’il fallait entreprendre l’examen approfondi des lieux de travail régionaux d’AAC. Dans le cadre de cet examen, l’équipe des langues officielles confirmera les adresses de voierie et les numéros de téléphone des bureaux bilingues ainsi que les adresses de voierie des bureaux unilingues. L’équipe des langues officielles doit aussi réévaluer la désignation de certains lieux de travail. Une fois que l’équipe aura établi une liste à jour de tous les bureaux et centres, de même que leur désignation appropriée, elle sera en mesure de mettre en place des processus plus rigoureux pour assurer la conformité aux exigences en matière de langues officielles. Depuis la réunion du 26 juin, l’équipe des langues officielles a dressé la « liste de contrôle » de tous les bureaux et centres d’AAC et de leurs coordonnées appropriées. AAC évalue actuellement la désignation linguistique de tous les bureaux, conformément aux politiques et aux règlements de l’Agence de la fonction publique du Canada. L’objectif est de mener à terme l’activité avant la fin de novembre 2008.
| Recommandation 2 |
Plan d’action et délais d’exécution
AAC s’engage à revoir semestriellement son plan d’action et à en modifier les éléments (le service au public – partie IV) en fonction des circonstances et des exigences. Le 5 juin 2008, le sous-ministre a animé une journée sur le Plan d’action pour les langues officielles et l’équité en matière d’emploi, où les SMA ont proposé des mesures concrètes qui confirment leur engagement en matière de langues officielles et qui permettent d’en rendre compte. Chaque chef de direction générale doit présenter par écrit ses engagements pour 2008‑2009 avant le 30 octobre 2008, aux fins d’un suivi.
L’équipe des langues officielles est en train de mettre à jour des codes de bureau dans le cadre d’un examen de l’ensemble des directions générales et d’une vérification de toutes les coordonnées. En collaborant avec le Commissariat aux langues officielles, AAC vise à ce que les bureaux soient désignés correctement et que tous les gestionnaires soient au courant de leurs obligations actuelles en matière de service au public. À la réunion du 26 juin avec les représentants de l’Agence de la fonction publique du Canada, les responsables des langues officielles ont pris connaissance des processus appropriés pour examiner et mettre à jour les renseignements sur les bureaux et les centres du Ministère dans Burolis. Toutefois, l’Agence de la fonction publique du Canada lancera, en 2009, une nouvelle base de données, provisoirement appelée « Système de gestion des règlements » (SGR). Les mises à jour qu’AAC apportera à Burolis seront conformes aux exigences du SGR.
Nos commentaires
Nous sommes partiellement satisfaits des mesures proposées par AAC pour mettre en œuvre cette recommandation. Nous reconnaissons l’importance de veiller à ce que les points de service bilingues d’AAC soient désignés correctement dans le répertoire Burolis, et nous sommes conscients du temps que nécessite cet exercice. Toutefois, nous sommes d’avis qu’à court terme, des mesures plus concrètes doivent être mises en œuvre par le Ministère afin que des objectifs de rendement pertinents soient intégrés aux ententes de rendement des gestionnaires des bureaux et des points de service déjà correctement répertoriés afin d’offrir au public des services dans les deux langues officielles. Nous évaluerons la mise en œuvre de cette recommandation durant le suivi de la vérification.
| Recommandation 3 |
Plan d’action et délais d’exécution
L’équipe des langues officielles collaborera avec l’équipe des communications internes pour définir la politique sur les communications avec le public et les services au public. Dès que la politique aura été établie, l’information à son sujet sera transmise à tous les employés d’AAC dans un prochain communiqué de nouvelles@l’ouvrage. Pour sensibiliser les employés d’AAC, la politique sera convertie en exposé PowerPoint, puis présentée conjointement par les gestionnaires hiérarchiques et les ressources humaines à compter de décembre 2008.
| OBJECTIF 2 : S’assurer que les bureaux désignés offrent activement et fournissent des services bilingues appropriés au public, notamment aux producteurs canadiens et aux citoyens des régions rurales (en personne, au téléphone, dans l’affichage, dans les publications) |
| Recommandation 4
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Plan d’action et délais d’exécution
En 2009, AAC rédigera un exposé sur les rôles et les obligations de ses employés dans les bureaux qui dispensent des services dans les deux langues officielles. L’exposé sera donné conjointement avec les gestionnaires régionaux.
Les outils de l’Agence de la fonction publique du Canada seront mis à la disposition des employés en décembre 2008 par le truchement du bulletin nouvelles@l’ouvrage.
La description des rôles et des responsabilités contenue dans le cadre de responsabilisation, des trousses d’information sur les rôles et les responsabilités ainsi que des outils de gestion seront distribués à tous les gestionnaires régionaux d’ici décembre 2008.
Une fois cette étape franchie, nous collaborerons avec l’équipe des communications internes pour faire la promotion et la distribution de ces documents au sein du Ministère. Afin de faciliter la diffusion de l’information à tous les paliers de l’organisme, on rédigera une note de service de la part du SMA, Ressources humaines, destinée à ses collègues (les chefs de direction générale) pour leur demander leur collaboration et leur soutien. Une seconde note de service, de la part des chefs de direction générale à l’intention de leurs directeurs généraux et directeurs respectifs, sera aussi rédigée. Pour assurer la cohérence du message et une compréhension complète, les obligations en matière de langues officielles figurent maintenant dans toutes les trousses de formation, les profils d’apprentissage et les séances d’orientation d’AAC.
| Recommandation 5
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Plan d’action et délais d’exécution
L’examen des profils linguistiques de tous les postes de l’ARAP a pris fin en mars 2008. Il englobait les sept exigences en matière de communication comprises dans PeopleSoft. AAC utilisera l’information pour choisir plus efficacement ses initiatives en matière de langues officielles et pour améliorer la qualité des rapports destinés aux organismes centraux. L’exercice devrait prendre fin au cours du troisième ou du quatrième trimestre de 2008‑2009. Lors de la réunion en mai de l’Équipe de gestion des ressources humaines, les équipes de la classification et de la prestation des services ont été chargées d’examiner les postes dans les autres directions générales.
Par le biais d’un rapport trimestriel acheminé à chaque directeur général, un suivi sera effectué auprès des gestionnaires pour confirmer que les employés nommés à un poste non impératif suivent un plan d’apprentissage et acquièrent durant le délai de deux ans prévu les aptitudes linguistiques liées à leur poste. Certains représentants du groupe des langues officielles ont accès à la partie du registre de dotation qui contient toutes les nominations non impératives (vérification quotidienne). Dès l’entrée en fonction d’une personne nommée à un poste non impératif, sa lettre d’offre est envoyée au représentant des langues officielles (sur une base de permanence). Le représentant des langues officielles a également accès aux rapports PeopleSoft (sur une base mensuelle).
Des conseillers en ressources humaines du groupe de la prestation de service (dotation) consignent quotidiennement les détails de toute nomination, y compris le profil linguistique, dans le « registre de dotation intégré » du Ministère. Le coordonnateur de la formation linguistique de l’équipe des langues officielles passe en revue le registre chaque jour et amorce le processus de formation en communiquant avec l’employé afin de planifier une évaluation avec un formateur en langues de l’extérieur. Le coordonnateur vérifie également que le formulaire de consentement à la formation linguistique est bien rempli et fait l’examen de la lettre d’offre pour chaque poste bilingue non impératif. L’équipe des langues officielles surveille le progrès des employés dans le cadre de leur programme de formation et prépare des rapports sur les exceptions pour informer les gestionnaires des cas problématiques. L’équipe de planification des ressources humaines offre des renseignements aux directeurs généraux sur les nominations non impératives durant ses séances d’information trimestrielles et offre à chaque direction générale des tableaux de bord.
En ce qui concerne la nomination d’un employé sur une base non impérative, on rappelle aux gestionnaires qu’ils doivent prendre des mesures administratives pour que les services dans le secteur de travail particulier soient offerts dans les deux langues officielles.
| OBJECTIF 3 : S’assurer qu’Agriculture et Agroalimentaire Canada consulte les représentants des producteurs canadiens et des régions rurales des communautés de langue officielle en situation minoritaire et qu’il tient compte des résultats de ces consultations dans l’aménagement de services bilingues |
| Recommandation 6 |
Plan d’action et délais d’exécution
AAC consulte régulièrement les communautés de langue officielle (partie VII) dans le but de développer ces communautés. En 2007-2008, AAC aura versé 700 000 $ dans des projets visant les communautés de langue officielle en plus des 2 millions de dollars versés ces quatre dernières années et des 1,4 million de dollars, les trois années précédentes.
AAC ne souscrit pas à l’idée que « la partie IV, interprétée selon le principe d’égalité matérielle, exige, dans certaines circonstances, la prise en compte des caractéristiques et des besoins particuliers des communautés de langue officielle en situation minoritaire dans l’élaboration de services aux communautés de langue officielle ».
Nos commentaires
Le Commissariat reconnaît les efforts déployés par l’institution pour consulter les communautés de langue officielle en situation minoritaire et l’encourage à poursuivre toute initiative visant à renforcer leur vitalité. À titre d’exemple, nous encourageons l’institution à consulter les représentants des communautés et des producteurs agricoles, surtout ceux qui représentent les producteurs canadiens et les régions rurales, pour connaître leurs besoins en ce qui concerne des services reliés au domaine de l’éducation (formation). Fort de l’information recueillie, le Ministère pourrait ensuite exercer une plus grande influence auprès des gouvernements provinciaux et territoriaux (tout en reconnaissant leur autorité de compétence dans le domaine de l’éducation) dans le but de répondre à ces besoins. Cette influence pourrait être reflétée dans les accords collatéraux conclus entre le Ministère et les provinces et territoires, ou encore dans les ententes de contribution conclues directement avec des organismes sans but lucratif.
Nous reconnaissons qu’il existait une divergence d’opinions entre le gouvernement fédéral et le Commissariat aux langues officielles sur la portée et les obligations prévues par la partie IV de la Loi sur les langues officielles en ce qui a trait à la prise en compte des caractéristiques et des besoins particuliers des communautés de langue officielle en situation minoritaire dans l’établissement de services qui leur sont destinés. La question a récemment été tranchée par la Cour suprême du Canada, qui a indiqué que l’égalité linguistique en matière de prestation de services gouvernementaux exige la prise en compte des besoins de la communauté dans l’élaboration des services lorsque la nature du service le justifie.
Nous évaluerons la mise en œuvre de cette recommandation durant le suivi de vérification.
| OBJECTIF 4 : S’assurer qu’Agriculture et Agroalimentaire Canada tient compte de ses responsabilités en vertu de la partie IV de la Loi sur les langues officielles dans ses ententes de partenariat et de contribution avec d’autres organismes |
| Recommandation 7 |
Plan d’action et délais d’exécution
Étant donné que l’agriculture est du ressort du gouvernement fédéral et de chaque gouvernement provincial, les ententes que signe AAC avec les provinces doivent tenir compte des politiques sur les langues officielles des compétences en question, mais AAC ne peut pas imposer aux provinces ses obligations en vertu de la Loi sur les langues officielles.
Lorsque des tiers reçoivent des contributions ou des subventions, mais qu’ils ne dispensent pas de services au public, la politique d’AAC est de respecter la langue de préférence de chaque bénéficiaire et de ne pas imposer les obligations afférant à la Loi sur les langues officielles dans les ententes connexes.
Lorsque des tiers concluent des ententes pour exécuter des programmes pour le compte d’AAC, ils sont assujettis aux obligations prévues par la Loi sur les langues officielles, et leur obligation à se conformer est prévue dans les dispositions des ententes pertinentes. Il incombe aux responsables qui approuvent ces ententes d’ajouter les modalités appropriées. En vertu du cadre de responsabilisation en matière de langues officielles, les chefs des directions générales qui offrent des services au public sont, en définitive, responsables de la conformité. Le cadre de responsabilisation comprend un élément de surveillance qui permet de vérifier que les directions générales et les équipes responsables des fonctions en matière de langues officielles s’acquittent de leurs responsabilités.
Malgré les limites susmentionnées de la portée de la Loi sur les langues officielles, lorsque des besoins précis ont été déterminés, les responsables de la négociation de contrats demandent aux tiers de fournir des services ou des communications dans les deux langues officielles aux frais du gouvernement fédéral.
AAC reconnaît qu’en vertu de la partie VII de la Loi sur les langues officielles, il lui incombe de prendre des « mesures positives » pour promouvoir et améliorer la situation des minorités linguistiques du Canada. Dans la mesure du possible, le Ministère s’efforce de faire participer les tiers à cet effort, mais il ne peut les forcer à le faire, sauf si des contrats leur ont été adjugés pour la prestation de services au public.
Nos commentaires
Nous sommes partiellement satisfaits des mesures proposées par AAC pour la mise en œuvre de cette recommandation. Quoique nous soyons d’accord que les provinces et les territoires n’ont pas d’obligations en vertu de la Loi sur les langues officielles, il incombe à AAC de veiller à ce que les services qui sont fournis ou rendus disponibles pour son compte par une autre personne ou un autre organisme, incluant les provinces et les territoires, soient livrés conformément aux exigences de la partie IV de la Loi sur les langues officielles. De plus, des clauses linguistiques devraient être établies afin d’assurer la conformité à la partie IV de la Loi en ce qui a trait aux communications avec le public et à la prestation de services.
Même dans un domaine de compétence partagée entre le gouvernement fédéral et les provinces, comme c’est le cas de l’agriculture, l’institution fédérale a la responsabilité d’imposer les obligations linguistiques à ses homologues provinciaux lorsque ceux-ci agissent pour son compte. Par exemple, dans une situation semblable survenue dans l’affaire Canada (Commissaire aux langues officielles) c. Canada (ministère de la Justice), 2001 FCT 239, la Cour fédérale a jugé que le gouvernement de l’Ontario agissait pour le compte du gouvernement fédéral dans la poursuite de contraventions fédérales, soit un domaine de compétence fédérale. Par conséquent, la partie IV de la Loi s’appliquait. Nous évaluerons la mise en œuvre de cette recommandation durant le suivi de vérification.
| OBJECTIF 5 : S’assurer qu’Agriculture et Agroalimentaire Canada surveille étroitement son rendement en matière de prestation de services dans les deux langues officielles |
| Recommandation 8
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Plan d’action et délais d’exécution
Le cadre de responsabilisation comprend un élément de surveillance au moyen duquel les obligations ministérielles en matière de langues officielles seront surveillées.
AAC a créé un système d’enregistrement de mesures pour faire en sorte que les gestionnaires remplissent leurs engagements. Le modèle du système d’enregistrement de mesures énonce les responsabilités des gestionnaires d’emplacement, du SMA concerné de la direction générale et de la Direction générale des ressources humaines.
Un élément relatif au service au public a été ajouté, le 5 juin 2008, aux ententes de rendement des cadres supérieurs dont les postes sont désignés bilingues pour le service au public.
L’équipe des langues officielles est en train de créer le système d’enregistrement des mesures qui sera utilisé par les bureaux et les locaux désignés bilingues pour le service au public afin d’évaluer la demande de services bilingues. À compter du troisième trimestre de 2008‑2009, AAC exigera que les gestionnaires de ces emplacements demandent à leurs employés de consigner le nombre de demandes de service en anglais et en français ainsi que le nombre de services dispensés dans chaque langue. Les gestionnaires devront remettre le registre à l’équipe des langues officielles à la fin de chaque trimestre. Celle-ci analysera les résultats et les consignera au rapport qu’elle remettra au SMA des Ressources humaines, qui, à son tour, les communiquera au Bureau de la vérification et de l’évaluation, au besoin.
La fonction de surveillance comprendra des activités régulières de suivi et de mesure. Le 5 juin 2008, le sousministre a animé une journée sur le Plan d’action pour les langues officielles et l’équité en matière d’emploi, où les SMA ont proposé des mesures concrètes qui confirment leur engagement et qui permettent d’en rendre compte. Le SMA de la Direction générale des ressources humaines a demandé à chaque chef de direction générale de présenter par écrit ses engagements avant le 30 octobre 2008, aux fins d’un suivi.
Les champions des langues officielles assurent la défense et la promotion des langues officielles au sein du Ministère et contribuent à l’établissement de rapports d’étape ministériels.
L’évaluation de la qualité des services offerts dans les deux langues officielles exige la participation proactive des cadres de direction et des gestionnaires responsables de la prestation des services. AAC fera donc participer les directeurs généraux à la conception du processus d’évaluation de la qualité. Le 5 juin 2008, ils ont participé à une réunion concernant le Plan d’action pour les langues officielles et l’équité en matière d’emploi, en vue de déterminer des mesures de surveillance précises, y compris les activités et les résultats à mesurer, les moyens et la fréquence de la collecte des données et les méthodes analytiques à utiliser. Les directeurs généraux devront également approuver les mesures qui serviront à interpréter systématiquement cette information et les transformer en vue d’une amélioration durable.
L’équipe des langues officielles devra intégrer ces décisions au plan de surveillance officiel qui comprendra, au moins, la description de chaque élément de l’initiative de surveillance, la définition des rôles et des responsabilités ainsi que les détails du processus de déclaration et d’examen. Ce plan sera distribué aux directeurs généraux et mis en œuvre au cours du troisième trimestre de 2008-2009.
L’équipe des langues officielles collaborera avec l’équipe de planification des ressources humaines afin d’intégrer les évaluations de la qualité des services bilingues aux examens réguliers trimestriels de la direction générale que les aménageurs linguistiques livrent en personne à chaque SMA. Les résultats obtenus dans l’ensemble du Ministère seront systématiquement signalés et fournis aux gestionnaires responsables des programmes de vérification et d’évaluation ministérielles.
Nos commentaires
Nous sommes partiellement satisfaits des mesures proposées par AAC concernant l’utilisation de l’information obtenue au moyen du système d’enregistrement des mesures pour gérer la qualité des services et pour produire des rapports axés sur les résultats. En plus de mesurer la demande de services dans la langue seconde, le Ministère doit témoigner de son engagement à faire en sorte, lorsque l’obligation existe, que l’offre active de services bilingues est présente en tout temps et que des services de qualité égale dans les deux langues officielles sont offerts. L’absence d’offre active a souvent pour effet de réduire les occasions où la langue de la minorité linguistique pourrait être utilisée. Le système d’enregistrement devrait donc inclure un élément pour consigner la réalisation de l’offre active dans tous les cas. De plus, pour toute demande de service dans la langue de la minorité linguistique, le système devrait prévoir la consignation de la façon dont le service a été livré, c’est-à-dire avec ou sans le recours à une mesure administrative. Nous évaluerons la mise en œuvre de cette recommandation durant le suivi de vérification.
